ストレスを軽減して生産性を高める5つのスケジューリング術


日中は常に時間に追われていると感じませんか。そう思うのは、決して貴方だけではありません。24時間365日フルで動いているめまぐるしい世界では時間管理のコツは有効です。リラックスする時間を確保する為の5つのスケジューリング術のコツをお伝えします。

1.会議や作業時間を25分または50分単位でスケジューリング

休憩を挟むことによって人は生産的に働けます。休憩せずに働き続ける方がより多くの作業がこなせると思われるかもしれませんが、その場合、心をリセットする機会を逃してしまいます。移動時間に加えて各作業や会議の間に 5 ~ 10 分の間隔を空ける事により、完了した作業を総括し、評価して次の作業の準備を行う事が出来ます。機会があればオフィスの周りを少しだけ歩いたり、コップ一杯の水を飲んだり、新鮮な空気を取り込むのも良い選択肢です。このスケジューリング術は50/25 ミーティング形式と呼ばれ、あまりにも人気なので、Googleがカレンダーで自動的に設定する機能を追加しました。

2. 例え5分や10分であっても昼食の時間を確保しよう

毎日長い昼休みを取れると良いですが、多くの人にとってそれは難しいです。締め切りに追われたり、用事をこなしたり、電話に対応したりする中で多くの人は昼食もフルで働き続ける傾向があります。しかし、どんなに忙しい日でも意識的にデスクから5〜10分は離れて昼食を取ってください。科学的には、このランチタイムの自律性が日中の生産性を大幅に向上させると考えられています。それは貴方が必要としている心のリフレッシュを促すだけでなく、消化を助けます。なぜならば体はストレスを感じている時に食べ物を分解して栄養素を吸収するのが難しいからです。絶対に昼食は抜かないでください。昼食は貴方の体と心が一日活動する為に必要なエネルギーを提供します。


3. 自分の生産性に基づいて作業スケジュールを設定しよう

一番生産性が高い時間帯や仕事を最も効果的に実施できる時間帯はご自身が把握されている筈です。午前中に事務作業を行い、午後は会議や創造的な作業を行う為の時間を確保したがる人もいます。一方では午前中が最も頭が冴えている為、問題解決やブレーンストーミングに最適だと考える人もいます。仕事や職場環境(例えば月曜日の午前中に開催される職場での全体会議)によっては、選択肢が制限されるかもしれませんが、ご自身が思われる以上にスケジュールはコントロールできます。毎週日曜日に一週間のスケジュールを設定し毎晩、翌日のスケジュールを微調整することをお勧めします。作業や用事が新たに発生した時に対応する為の時間も空けておくのを忘れないでください。ただし、どの時間帯が空いていて、何時にその作業をするのが最善なのかは把握しておいてください。

4.電子メールやその他の時間を浪費する作業をバッチ処理で制限し、コントロールしよう

インターネットに24時間365日接続出来るのは素晴らしい事に思えるかもしれませんが、電子メールは特にオフィスでは大きな時間ロスを招く可能性があります。パソコンの受信トレイを開いて1時間後に受信メール全てに対応したけれども、仕事をこなした達成感を得られなかった経験はありませんか。実際には生産的な作業を行っていないのに、電子メールは我々に忙しく仕事をしている印象を与えます。1つの改善方法は、返信または電子メールで作業する時間をバッチ処理することです。電子メールに対応する為の時間(例えば午前中、正午、夕方の30分間)を確保し、至急返信が必要なものに対応してください。その後にスケジュールに合わせてメールに対応できる時間をより多く確保してください。バッチ処理とInbox Zero(受信ボックス・ゼロ)を組み合わせることにより、電子メール関連のストレスを大幅に低減できます。また可能であれば電話やコンピュータの通知を消して、仕事が受信メールやその他のメッセージに妨害されないようにしましょう。


5. 境界線を設定して、コミュニケーションを取り、それを守り抜きましょう

我々は皆、緊急事態や災難に時折対処しなければなりませんが、必ず事前にスケジュールを設定し、その境界線を他人に妨害されないようにしてください。昔ながらの紙ベースでスケジュールを管理するとしても、またOutlook や Google のカレンダーを使用するにしても、スケジュールには私生活上および仕事上の優先順位を反映させる様にしましょう。そして同様に重要なのは、それによって影響を受ける関係者にコミュニケーションを取ることです。上司にジムやスーパーに買い出しをするスケジュールを知らせる必要はありませんが、特に仕事で午前や午後、夕方に会議や電話をスケジュールする事がある様な場合は、カレンダー上に時間を確保することが重要です。同様に貴方が同僚と会う日程をパートナーに正確に知らせる必要はありませんが、準備に長い期間を要する可能性がある重要なプレゼンテーションが予定されている場合は知らせる必要があります。スケジュールや境界線を周囲に話すと時間管理の重要な前例となり、それによって更に多くの時間を作り出すことができます。これは、生産性を確保する為にカレンダー上に時間を確保するための優れたガイドとなります。

時間を最大限に活用したいのなら、スパイアをチェックして、集中、平穏、または緊張状態を特定しましょう。



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